מה מזכירה המזכירה?

מזכירה (סליחה, עוזרת אישית) היא לא רק בשביל לו”ז ולענות לטלפונים. אני לא איזה מנהל בכיר ואת הלו”ז שלי אני מנהל בעצמי (תודות לתזכורות SMS מהיומן של גוגל), אבל גם אני מוצא שלעיתים מזכירה יכלה לעזור לי עם מס’ דברים – בעיקר כל מיני בירוקרטיות מול ספקי שירות ומשרדי ממשלה.
ברור שאני יכול לעשות את כל הדברים האלו לבד, אבל אני מעדיף לשכור מישהו/י שיעשה זאת עבורי ובזמן הזה לעבוד. מעבר לכך שאני מעדיף לעסוק במקצוע שלי במקום בבירוקרטיה, הרי שזה גם משתלם יותר (ומוריד את האבטלה).

ובאותו הקשר, ראוי להציף מחדש את הפוסט המוצלח הזה – http://idit.blogli.co.il/archives/126

אני דווקא רואה את הדברים אחרת. בהרבה מקומות ראיתי שהמזכירה/עוזרת אישית (בכל מקום יש לה טייטל שונה) מנהלת את המשרד ביד רמה.
בניגוד לדעה הרווחת שהמזכירה היא פיון קטן של הבוס שלה, אני נתקלתי במיקרים בהם הבוס הוא אימפוטנט שלא מסוגל לעשות כל מיני דברים במשרד כי הוא פשוט לא יודע ולכן יש לו מזכירה.
יותר מזה, במקומות מסוימים המזכירה היא זו שנתפסת בתור האדם החזק ביותר במשרד כי צריך לעבור דרכה כדי להגיע לבוס ויש לה מידע על כל מה שקורה במשרד כולל מה הבוס חושב על כל עובד.
באותם מקומות ניתן לראות את המזכירה כמשטרה החשאית של המשרד. אם אתם רוצים תנאים טובים אסור לכם להתעסק איתה.

עומר – אני מכיר מקרים כאלה. ברובם צובט לי הלב על כך שהמזכירה היא לא הבוס וכנראה גם לא תהיה אף פעם. היא בדר”כ הייתה עושה עבודה יותר טובה.תראה מתוך מה שכתבת – אם הבוס הוא אימפוטנט שלא מסוגל לנהל את עצמו אז איך ינהל חברה? אם המזכירה יודעת כל מה שקורה במשרד ומן הסתם בחברה, והיא מנהלת ביד רמה אז זה אומר שהבוס הוא תצוגת המכובדות למשקיעים וזהו בערך. חבל שהמשקיעים עדיין מסתפקים בתצוגת מכובדות במקום לבדוק תפקוד אמיתי.

חייבת להגיד שאין פה שחור ולבן.פשוט משום שבכל חברה יש למזכירה פונקציה אחרת.וכן,יש חברות שהמילה “מזכירה” הופכת בהן ל”עוזרת אישית”, אולי זה בגלל השכר ותפיסת המקצוע,אבל הלכה למעשה, אם ננתח את התפקידים שממלאות מזכירות- הן יכולות לנוע מתיוק מסמכים לניהול משרד.וכשמדובר באלו שמנהלות משרד אל לנו לשכוח שהן בדרך כלל יודעות מה הולך בחברה, מידע פנימי וחיצוני על לקוחות, על העובדים ועל המנכ”ל, והן גם אלה שבסופו של דבר יכולות להניע את המנהל בצורה הכי אפקטיבית,פשוט מתוקף היותן שם.
זה תפקיד שאי אפשר לוותר עליו במשרד, אבל אפשר למצב אותו ככה שהיא (או הוא ,במקרה שנגיע סוףסוף לשיוויון זכויות במהרה בימינו), יקבלו גם תגמול כספי ואולי (ובעיקר) הערכה מקצועית כפי שמגיע להם.
תתפלאו לאיזה תוצאות של הנעת עובדים אפשר להגיע ככה.