חלב רזה ומשובח

ניהול הזמן הופך עם השנים לעניין אקוטי יותר עם הגידול האינפלציוני בכמות המידע והמשימות לביצוע במקומות עבודה ובכלל. על בסיס Get Things Done הומצאו תורות שלמות (דיוויד אלן) וקמו גורואים וכמובן שיש לא מעט שרלטנות בתחום.

למרות הידע והעצות הזמינים ברשת, אנשים רבים, ואני מודה שאני ביניהם, מגלים לא פעם שהם נקלעים לסחרור בגלל עומס משימות וכתוצאה מכך עובדים בצורה בלתי יעילה – דוחים את הדחוף לאחר כך ובמקומו מבצעים את המשימות הקטנות והלא בהכרח חשובות. אחת “האשמות” העיקריות בכך היא תוכנת אאוטלוק של מיקרוסופט אשר מאוד נפוצה במקומות עבודה. אאוטלוק אמורה להיות תוכנה לניהול זמן אך בפועל היא כלי מעולה לבזבוז זמן.

למרות שיש בה כלי משימות, חוסר באינטגרציה יעילה שלו עם ההודעות וה-flow הכללי של הממשק מעניקים לתיבת הדוא”ל הנכנס חשיבות יתרה באאוטלוק. זו אחת הסיבות שהזמן העדיף לשלוח לעובדים מייל הוא שעות העבודה אם רוצים לקבל תגובה מהירה. אם שלחת הודעה בחצות, קיים סיכוי סביר שהיא תיקרא רק ב-11:00-12:00 בצהריים, לאחר שהנמען יסיים לנקות את התיבה שלו, ואם הוא לא יענה בשעות הראשונות, יגדל הסיכוי שלא תקבלו תשובה כלל.

אאוטלוק גם מפחית את הסיכוי שתבצעו משימות גדולות כי הן לא נמצאות מול עיניכם אלא תיבת הדוא”ל הנכנס, כאמור. מאחר ואתם משועבדים לתיבה הזו, תאלצו לנקוט בשיטות לא יעילות כדי לנקותה בכל מחיר. כללים, למשל, שאינם אלא שיטה מעולה לסלק אימיילים חשובים בחלקם לתיקיות בהן לעולם לא תקראו אותם יותר.

כלי ה-To Do המקוונים של Remember The Milk מוכרים היטב לרבים. אני רק רוצה להמליץ על פיצ’ר אחד יעיל להפליא – התוסף של Remember The Milk ל-Gmail.

לאחר ההתקנה נוספת רשימה ושדה לעדכונים לצד תיבת ה-Gmail, המאפשר לעדכן בקלות כל משימה. ניתן לסדר את הרשימה על פי דד ליין, תגיות, סדרי חשיבות ועוד. אפשר לשתף את המשימות עם חברים וליהנות ממגוון יכולות נוספות וכל זאת במנשק מעורר תאבון. ואם כל זה לא מספיק, RTM מתממשק עם גוגל קלנדר ומאפשר גם לשלוח לכם תזכורות בדוא”ל. מומלץ ביותר. >

"הרשת מתחילה לחשוב", כנס איגוד האינטרנט. הנחה לקוראי חורימבה בטלפון 03-9727406. קוד הנחה 875900