למה טלפון זה רע, רע, רע ומה אפשר לעשות בעניין

שמתי לב שבחודשים האחרונים אני זמין פחות ופחות לשיחות טלפון נכנסות, לא במכוון אלא מפאת הזמן המתקצר והולך, המשימות הנערמות ומספר השעות הקבוע ביממה. סביר להניח ששיחת הטלפון הנכנסת תתפוס אותי לרוב ברגע לא מתאים: באמצע פגישה, בזמן הדורש ריכוז ללא הפרעות, עם חברים או משפחה. אין ספק שזו חוויה לא נעימה למתקשרים לגלות ששיחתם לא נענתה אך מנגד, לעתים קרובות אין ברירה אלא לראות את פרטי המתקשר ולחזור אליו מאוחר יותר. אנשים מנומסים במיוחד אף טורחים לענות בסמס ולהתנצל על חוסר זמינותם לשיחה ובמקרים כאלה נפתח לעתים "ערוץ חלופי" להחלפת מידע בזמן אמת.

לקריירה בעולם הפרסום - תואר B.A. בפרסום ותקשורת שיווקית

דיוויד אלן כתב בספרו Getting Things Done : The Art of Stress-Free Productivity על הפער בין המשימות שאנו מציבים לעצמנו לבין מה שנוכל לעשות בפועל. על כן, אנשים רבים חווים סטרס לא בגלל ריבוי משימות אלא בשל הפער הזה, שלעולם לא נסגר באמת. אפשר לרמות את כל האנשים חלק מהזמן, אך קשה לרמות את עצמכם ואם לא עמדתם ביעדים שקבעתם לעצמכם, התחושה הבלתי נמנעת תהיה תסכול.                        לא עכשיו. חפש אותי בפייסבוק. CC-by-NC mpujals

המשאב הנדיר ביותר בימים אלה הוא תשומת לב. אנשים וגופים רבים נאבקים על תשומת הלב שלנו ורגעים בהם אפשר ממש להתרכז בפעילות משמעותית אחת בלבד הופכים נדירים יותר ויותר. אחת הדרכים להתמודד עם הבעיה היא להחזיר לעצמכם את השליטה על הזמן שלכם ולא לתת לנסיבות ולאחרים לקבוע לכם את סדר היום, עד כמה שזה אפשרי, אלא אם כן עבודה מסביב לשעון עושה לכם את זה. אין הכוונה לחדול להיות זמינים לאחרים אלא לבחור בפתרון ביניים של זמינות חלקית וחזרה לאנשים בזמן שנוח לכם.

שיחות טלפון הן רעות בראש ובראשונה משום שהן תובעות את כל תשומת הלב שלכם עכשיו, ללא התחשבות אמיתית במה שמעסיק אתכם כרגע. הנחת הייסוד של המתקשר היא שאם אתם עונים, אתם זמינים עבורו. אם בוחנים את תוכנם של רוב שיחות הטלפון שאני מקבל, הרי שרובם יכולים לעבור גם באימייל ומעטים דחופים מספיק כדי לדרוש את הקשב המיידי שלכם. נוצר פער מעניין בין ריבוי ערוצי התקשורת הזמינים היום, הרצון שלכם להיות זמינים ונגישים לאנשים אחרים לבין הזמן הפנוי לכך. הנה דוגמה לערוצי תקשורת טובים ורעים בהתחשב בצריכת הזמן שלכם:

• טלפון – רע
• רשימת שיחות נכנסות שלא נענו בטלפון – טוב
• סמס – טוב
• כלי מסרים מידיים – מסנג’ר, גוגל צ’ט או פייסבוק צ’ט – רע
• אימייל – טוב
• הודעה אישית בפייסבוק או בטוויטר – טוב

אפשר להבחין שערוצי התקשורת המידיים הם רעים ואילו הערוצים המעוכבים המאפשרים תגובה בזמן הנוח לכם כגון אימייל או סמס הם טובים, כמובן שזו דעתי בלבד וכל אחד יכול לעשות את חשבון הכדאיות והזמן בעצמו. בנקודה הזו כדאי להבדיל בין שיחות טלפון אישיות עם חברים או משפחה בהן להעברת הקול יש ערך רגשי וחוויתי. שיחות כאלה לא כדאי לפספס בכל מקרה.

שיחות טלפון רעות גם מבחינה נוספת: הן כלי תקשורת קולט, אך לא אוסף. דיוויד אלן דיבר על "דליי איסוף" (Collection Buckets), כלים המאפשרים לנו לתעד את הפנייה הנכנסת ולטפל בה בהתאם. את הדליים שלנו נעדיף לשפוך למשפך – תיבת הדואר הנכנס, למשל, ואם אפשר נעדיף שכל הפניות יתנקזו למשפך אחד שיחסוך מאיתנו את הצורך לבדוק כמה ערוצים כדי לגלות מי חיפוש אותנו. במונחים של GTD, דליי איסוף הם הכרחיים משום שהם מאפשרים למנוע חורים שחורים – כל עוד הפנייה מתועדת, תוכלו לזכור אותה ולטפל בה. התוצאה תהיה חוויה טובה יותר מבחינתכם מאשר שיחה שתשאיר אתכם מבולבלים באשר במה מטפלים קודם: במידע שהתקבל בשיחה או במשימה שעשיתם עד לאותו רגע.

ג’ימייל, הוא לדוגמה, כלי איסוף טוב, משום שהוא מאפשר לנו לתעד את תוכן הפנייה, לענות לה, להעביר לאחרים, להפוך למשימה, לאירוע ביומן ועוד. שיחות טלפון הן לא "דלי איסוף" משום שתוכן השיחה אובד. לרוב אני מבקש מאנשים הפונים אלי בטלפון לתזכר אותי באימייל משום שלאחר כמה עשרות שיחות המתנהלות בדרכים, קשה לזכור ולטפל בכל פנייה.

טלפונים חכמים מבוססי אייפון או אנדרואיד הופכים את שיחות הטלפון ליעילות יותר, משום שהם מאפשרים לפתוח אפליקציות רלוונטיות בזמן השיחה, לעבד ולסדר את המידע הנכנס לשימוש מאוחר יותר. אפליקציות מתקדמות כמו MyCaption לבלקברי תומכים במילוי משימות באמצעות זיהוי קולי בטלפון ובכך מייעלים ביצוע משימות בזמן שהידיים תפוסות. יש להניח שבהמשך הדרך "סוכנים חכמים" יצותתו לשיחותינו ויבצעו משימות העולות מהשיחה באמצעות זיהוי קול ואלגוריתמים מתקדמים של בינה מלאכותית. עד אז, מומלץ לגבות כל שיחה בדלי איסוף מתאים, בתנאי שהשיחה נכנסת בזמן שנוח לכם. גם לאנשים שזמנם פחות דוחק, מומלץ להיות זמינים קצת פחות, אם לא למענכם אז למען חיים בריאים יותר עם פחות רעש.

כדאי לזכור את הבסיס לניהול סדר יום ריאלי על פי העקרונות שהתווה דיוויד אלן: המיקום שלכם, הזמן שעומד לרשותכם ורמת האנרגיה הזמינה לכם על מנת שתוכלו לבצע את המשימות שהגדרתם לעצמכם. במלחמה הזו, כל האמצעים כשרים ולא לוקחים שבויים.

מה מדיניות ניהול הזמן שלכם בהקשר של טלפונים ובכלל? שתפו אותנו

>

תגיות: GTD, טלפון, משימות, ניהול זמן